В бой идет родительский комитет или 8 советов как подготовить Выпускной вечер и не сойти с ума


Школьный выпускной вечер — это уникальный вид торжества, в котором заказчиком является не один человек, а целая «группа товарищей» в лице родителей. А, как известно, на вкус и на цвет – товарищей нет. У всех разные финансовые возможности и разное представление о том, каким должен быть выпускной бал. Некоторые родительские собрания могут послужить яркой иллюстрацией к произведению известного баснописца И. Крылова «Лебедь, рак и щука». И поэтому, самая большая трудность, стоящая перед родительским комитетом, (здесь и далее я обращаюсь именно к нему) в организации вечера — это придти к общему решению и привести все шаги к одному знаменателю, не испортив себе нервы, а собственному чаду выпускной бал.
Поэтому я хочу поделиться своим опытом, выраженным в нескольких практических советах.
обложка на сайт выпуск

СОВЕТ ПЕРВЫЙ
Для того, чтобы абсолютно каждый родитель, независимо от того, есть у него возможность посещать собрание или нет, считал, что его мнение услышано и принято к сведению, проведите анкетирование среди родителей. Необходимо составить анкету, распечатать и передать её через детей. Пусть каждый из родителей в спокойной домашней обстановке заполнит анкету и осветит самые главные вопросы, являющиеся камнем преткновения.
Например:
— Сколько денег необходимо и достаточно для проведения торжества?
— Какие подарки делать учителям?
— Кто займётся организацией торжества?
— Какую функцию в ходе подготовки к вечеру кто-либо из родителей готов взять на себя?
Когда каждый собственноручно напишет своё мнение, вы сможете «общим подсчетом голосов» выявить адекватную сумму бюджета, а так же оградите себя, во время майских собраний, от последующих выкриков кого-либо из родителей подобных фраз: «А почему у меня не спросили?», » Я бы вам сделал», «Да кто ж так организовывает?», «Почему так дорого?!!!»… На все это вы сможете культурно ответить, что всеобщий опрос родителей класса (или параллели) дал вам право так поступать.
Ниже я привожу пример анкет, разработанной Творческой Мастерской «Фигаро» специально для выпускных вечеров:
а) вы можете взять их за основу, доработать по своему усмотрению;
б) вы можете готовые анкеты скачать на нашем сайте в разделе «Праздники для молодёжи».

Опрос родителей учеников

СОВЕТ ВТОРОЙ
Наверняка многим знакома ситуация, когда весь подъезд сдаёт деньги на установку домофона, и лишь один «ответственный квартиросъемщик» отказывается принять участие в столь ответственном деле. Причина может быть любая: «Мне и так хорошо», «У меня нет лишних денег», «Глупости все это…» и т.д. Всем жильцам подъезда ничего не остается, как только оплатить «долю» отказника (не оставаться же без удобного домофона).
Это общий принцип жизни за счет других. И в классе, как в маленькой схеме устройства мира, отражается наша повседневная жизнь. Практика показывает, что среди родителей почти всегда найдется хоть одна «родительская единица», которая скажет: «А моему ребенку это не нужно, почему мы должны сдавать на это деньги?». И родители этого выпускника не платят за работу видеооператора (или ещё чью-нибудь работу). Конечно, оператор не может выделить из толпы «неплательщика» и этот ребенок, как и все остальные, запечатлён на видео вместе со своими одноклассниками. И в этом нет его вины… Как говорится «Сын за отца не ответчик». Но вот потом, уже после выпускного, чадо «экономных» родителей просит у кого-то из бывших одноклассников скачать ему по дружбе праздничное видео. И ничего, что диск без красивой упаковки, и немного позже остальных – зато бесплатно.

Потому совет такой!

На родительском собрании принимайте решение таким образом — «или все, или никто». И, если кто-то наотрез отказывается от ленточки выпускника,  несмотря на то, что весь коллектив «за», значит надо отменять данную статью расходов.  Но, если вы оповестите детей класса, по какой причине они остались без красивой, традиционной, заветной ленты выпускника, есть шанс, что дети эту проблему решат за вас стратегически, используя всем известную тактику «мам, ну что я хуже других?!»

Опрос классных руководителей 11 класса

СОВЕТ ТРЕТИЙ
Почти каждый класс, если он немногочисленный и не может себе позволить снять целый клуб для своего праздника, в ходе подготовки к торжеству сталкивается с проблемой, что дети хотят клубной атмосферы и зрелищ, а ваш бюджет еле-еле тянет на небольшое кафе.
Нередко находятся зачинщики, которые предлагают бойкотировать подготовленный вами вечер и всем вместе просто пойти в какой-нибудь клуб. Девчонкам хочется, чтобы их наряды увидело как можно больше людей, а пацанам — оторваться не по-детски.
Ваша задача убедить ребят, что в клуб они смогут пойти когда угодно, в любой другой день, а выпускной — это не только день получения дипломов, но и вечер расставания со своими учителями, одноклассниками и школьной жизнью. Поэтому в нём должно быть нечто большее кроме светомузыки и зажигательных ритмов.

Потому совет такой!

Обязательно проведите анкетирование среди учеников класса или параллели.
Узнайте у ребят, какие клубы они любят, какие музыкальные пристрастия они ждут на вечере. Дайте им понять, что хотя праздник устраивается на ваши деньги, однако, прежде всего, – он для них. Обязательно поинтересуйтесь в анкете, хотели бы они видеть на празднике своих учителей и родителей?
Поверьте, юношеский максимализм толкает выпускников говорить: «да зачем они нам нужны», «без них лучше», «пойдем в клубешник». Но на самом деле, написать эти слова ни одна рука не поднимется, потому что каждому в сердце хочется ещё разок побыть рядом с учителями (тем более последний раз) и «потусоваться» с собственными родителями (когда ещё представится такой случай).

А что касается музыки, то, если ребенку сказать, что он может принести на вечер диск со своей любимой музыкой (какой бы кислотной она не была) и её можно будет включить в программу, поверьте, ребёнку это будет приятно, хотя не факт, что использовать её понадобится.

Ниже я привожу пример анкет, разработанной Творческой Мастерской «Фигаро» специально для выпускных вечеров:
а) вы можете взять их за основу, доработать по своему усмотрению;
б) вы можете готовые анкеты скачать на нашем сайте в разделе «Праздники для молодёжи».

Опрос учеников 11 класса

СОВЕТ ЧЕТВЕРТЫЙ
При выборе ведущего, ни в коем случае нельзя брать во внимание такие отзывы кого-нибудь из родителей: «Я была на юбилее – этот мужчина очень душевно вёл праздник», «У двоюродной сестры были на свадьбе, эта женщина смогла всех завести».
Дело в том, что какой бы маститый ведущий не встречался вам на пути, именно для молодежного праздника имеет немаловажное значение возраст ведущего. Каким бы хорошим он не был, но его зрелый возраст поставит выпускной бал в рамки «учитель-ученик». По определению, великовозрастный конферансье не сможет говорить с детьми на молодёжном сленге, а если сможет, то это будет выглядеть как пародия.
Согласитесь, плохо если в основу программы вашего выпускного ляжет уже заезженный до дыр сценарий зрелого дядечки который использует годами проверенные фишки одинаковые как для свадьбы, юбилея, корпоратива, так и для выпускного вечера.
Моё твердое мнение, что так не должно быть.
Зато вечер пройдет прекрасно если программа будет построена с учетом молодёжных тенденций, мод и пристрастий. Удачный стиль, подходящий для выпускного вечера, это, например, «Даёшь молодёжь!», или «Камеди батл», или «Алиса в стране чудес», или «Вручение Оскара», или «Последний экзамен для Последнего Героя»

Потому совет такой!

Для ведения выпускного бала остановите свой выбор на ведущих, которые ещё совсем недавно были сами выпускниками, но в которых есть харизма, драйв, живой ум и молодёжное чувство юмора. Вы скажете: «А как же мы? Ведь это и наш праздник тоже…» Поверьте, вам стать на один вечер вровень со своими детьми — это даже здорово! Будьте мудрее — уступите. А под Верку Сердючку вы еще натанцуетесь на следующем юбилее.

СОВЕТ ПЯТЫЙ
Одной из основных составляющих работы родительского комитета в процессе подготовки к выпускному вечеру является формирование бюджета мероприятия и сбор денег. Это часть сопряжена с риском возникновения конфликтных ситуаций. Нам не раз жаловались лидеры родительских комитетов на то, как тяжело им это дается.
В чем только их не обвиняют!!!
-«Зачем вы собираете деньги настолько заранее?»
-«Это они прокрутить наши денежки хотят»
— «А почему все так дорого?»
— «Это они себе «наварили».
— «Почему не хватает денег? Кто
-то не сдал?»
— «Все сдавали. Это у них бардак в учете»
— «Почему то раньше вы другую цену говорили?»
— «Это они инфляцией прикрываются»
— «А сами-то вы сдавали деньги?»
— «Ничего не знаю, я все сдавал, если вы не записали, то это ваши проблемы»…
Можно услышать много неприятных фраз, брошенных в горячке или сказанных сознательно, но это не важно.
Что бы оградить себя от незаслуженных нападок и кривотолков, выход один — сделать все денежные потоки максимально прозрачными.
Учитывая, что «казначей» не всегда находится в стенах школы, сделать прием денег четким не так-то просто, но на это у нас есть хороший совет и если вы один раз потратите время, потом будете пожинать плоды четкого финансового учета.
Заранее напечатайте на простой бумаге карточки на определённую сумму (назовем их «векселя» или некое подобие расходно-приходного ордера) и выдавайте их родителям, сдавшим деньги в качестве расчетного документа. Например, родители на собрании решили собирать на праздник в общей сложности по 22 тысячи в четыре потока — 5 тысяч до 1 ноября, 5 тысяч до Нового года, 6 тысяч до 1 марта и 6 тысяч до 1 мая. В классе 15 учеников, таким образом у вас должно быть 30 векселей по 5 000 и 30 векселей по 6 000 на общую сумму 330тысяч рублей.
Векселя
Если вы заранее распишите на векселях фамилии выпускников, то всегда будете располагать оперативной информацией, кто сдал и кто нет и сколько денег предстоит до собирать. Данный способ мы впервые «внедрили» два года назад и наши Заказчики восприняли его с благодарностью.

СОВЕТ ШЕСТОЙ
В качестве подспорья родительским комитетам, мы размещаем шаблон сметы с перечнем услуг, которые могут пригодиться в ходе организации и проведении выпускного вечера:
Шаблон сметы
Вот такая «шпаргалка» у нас получилась!

СОВЕТ СЕДЬМОЙ
Что касается создания программы вечера, то сегодня в праздничной индустрии столько нового, что каждый выпускной сезон отличается от предыдущего — лазер мен, световое шоу, экспресс-интервью… и многое другое. Есть и традиционные беспроигрышные фишки, которые помогут создать атмосферу веселья и торжественности — несерьёзные дипломы для лидеров параллели, букеты из конфет для любимых учителей, флип-чарт с фотографиями класса на память …
Но, в любом случае, человеку несведущему трудно ориентироваться в существующей массе предложений.
Наверняка каждый из вас легко сможет перечислить праздничные ритуалы и свадьбы и юбилея. Всем знакомы «каравай», «бросание свадебного букета», «задувание свечей на именинном торте» и т.д.
А попробуйте назвать хоть один праздничный ритуал, уместный только для выпускного? Не знаете? А мы знаем!

Кроме того, представляете ли вы, что делать если забронированный вами за несколько месяцев банкетный зал неожиданно закрылся, а заказанный вами ведущий заболел? За пол года этого предвидеть не возможно. Представьте, что Лимузин сломался, фотограф поменял место жительства, ди-джей попал в аварию… Что делать?
Только агентство берет финансовую и юридическую ответственность за принятые на себя обязательства. Помните поговорку — «Скупой платит дважды!»

Потому совет такой!

Если хотите, чтобы выпускной вечер вашего чада стал ярким событием в его жизни, обращайтесь за помощью к профессионалам.

СОВЕТ ВОСЬМОЙ
Всем родителям, чьи дети в этом учебном году станут выпускниками, хочу отметить, что Родительский комитет — это та инициативная группа, которая ввязалась в очень сложное и важное дело, взяла на себя гораздо больше хлопот, чем остальные родители, приняла на себя бремя ответственности за происходящее.… И всё это не потому что у них времени больше, чем у других, просто им страшно самоустраниться и пустить столь важное для любимого чада событие на самотек. Они не ждут финансовой благодарности, но хотя бы слова признательности они заслужили.